Time management

   Niekedy mám toľko práce, že neviem, čo skôr, keď zrazu zazvoní telefón a v ňom sa ozve sestra: „Ideme všetky baby do Brna na nákupy, nepridáš sa?“ Milujem čas s mojimi sestrami a mamou, keď si urobíme „dievčenský“ výlet. A nejde primárne o nákupy. Je to pre nás čas, keď sa zdieľame so svojimi životmi, s radosťami, starosťami, informujeme sa o novinkách v každej rodine a vždy sa to končí aj spoločnými modlitbami a radosťou z toho, že nám Boh dal úžasný dar – naše rodiny a vzácne vzťahy. Bleskurýchle prehodnotím situáciu, očami prebehnem celý zoznam vecí, ktoré som v ten deň chcela stihnúť a rýchlo k jednotlivým bodom ceruzkou pripíšem nový termín. „No jasné, že idem. Kedy vyrážame?“ „O pol hodiny od nášho domu. Stíhaš to?“ Bez zaváhania druhýkrát odpoviem „jasné“ a ... stihnem to. V takýchto situáciách zvyknem občas hovoriť, že na čo človek chce, na to si čas nájde. 

   Môj „babský výlet do Brna“ je ukážkou toho, ako na základe vyhodnotenia kritérií, o ktorých si teraz budeme hovoriť, hospodárime s časom a dokážeme reagovať na zmeny.

 

NALIEHAVÉ VERSUS PODSTATNÉ

   Každé naše investovanie času sa deje na základe vyhodnocovania dvoch kritérií:

1. nakoľko je to naliehavé a

2. nakoľko je to podstatné.

   Faktor času s označením NALIEHAVÉ si vyžaduje okamžitú pozornosť a okamžitý čas. Znamená to – teraz! Naliehavé môže byť vyzváňanie telefónu, mäso čakajúce na spracovanie na večeru, susedka, ktorá si príde ku vám poklebetiť, pes, čakajúci na svoju rannú vychádzku, kolega, ktorý vás žiada v práci o pomoc, návšteva kaderníčky, keď si už manžel zvláštne prezerá vaše vlasy, syn, ktorého treba odviezť na krúžok a pod. Naliehavé veci je obyčajne vidieť. Tlačia nás (a stresujú, keď ich je veľa), vynucujú si, aby sme hneď konali. Zdvihli telefón, odviezli dieťa na futbal, pomohli kolegovi, uvarili večeru. Naliehavé veci spoznáte podľa toho, že stoja tesne pred vami. Niekedy sú to veci príjemné (kaderníčka), niekedy ľahké (vyvenčiť psa) ale nie vždy sú podstatné (klebetenie so susedkou).

   Časový faktor PODSTATNÉ súvisí s našimi hodnotami, osobnou misiou a prioritami. Ak je niečo podstatné, má to vždy dočinenia s cieľmi a výsledkami, ktoré chceme v živote dosiahnuť, kam sa chceme dopracovať v oblasti osobnej, rodinnej, profesionálnej a pod. A pretože podstatné veci sú podstatné, ešte skôr, ako začneme uvažovať nad organizovaním si svojho času (moderným pojmom označovaným ako „time management“), musíme si sami pre seba urobiť analýzu toho, čo je pre nás v živote dôležité, aké máme priority a ciele do budúcnosti. (napr. získať doktorát, byť dobrou matkou, mať harmonické manželstvo, dobre vychovať deti, založiť misiu v Afrike a pod.) Jednotlivé činnosti v kolobehu dní potom budeme kvalifikovať s ohľadom na naše priority a ciele ako viac či menej podstatné. A pretože máme špecifické dary, schopnosti, povolania a misiu, bude pre každú z nás podstatné niečo iné. V uvedenej konkrétnej situácii (telefonátu so sestrou), som na základe vlastných priorít vyhodnotila, že náš „babský výlet“ je činnosť naliehavá a podstatná. Niekto by mohol namietať a rozhodnúť sa úplne inak. Je to v poriadku. Pre mňa však bolo dôležité byť so sestrami, pretože budovanie vzťahov s nimi je jednou z priorít v mojom živote. A keďže sa nám kvôli ich malým deťom často nepodarí stretnúť sa bez rodín, bola to aj vec naliehavá, pretože ju nebolo možné presunúť na inokedy.

   Kombináciou týchto dvoch kritérií – NALIEHAVÉ a PODSTATNÉ – vznikajú vo všeobecnosti štyri možnosti (časové kvadranty), v rámci ktorých celý svoj disponibilný čas určite niekde investujeme:

I. časový kvadrant – riešime veci naliehavé a podstatné,

II. časový kvadrant – riešime veci nenaliehavé a podstatné,

III. časový kvadrant – riešime veci naliehavé a nepodstatné,

IV. časový kvadrant – riešime veci nenaliehavé a nepodstatné.

 

TIME MANAGEMENT

   Začnime tým, že si znova prehodnotíme naše životné ciele, smerovanie a hodnoty, aj keď máme pocit, že to sme už dávno urobili a máme v tom jasno. Časom a vekom, odrastaním detí, nástupom do práce, presťahovaním sa do inej krajiny a pod. sa môžu meniť naše ciele, priority a dokonca aj hodnoty. (Aj keď je dobré, aby sa naše hodnoty ani okolnosťami príliš nemenili. Uvedomením si vlastných priorít a životných cieľov sa budeme vedieť oveľa ľahšie orientovať v štyroch časových kvadrantoch a vyhodnocovať činnosti a aktivity, ktoré sa na nás zo všetkých strán „valia“.

 

OD KVADRANTU I 

   Najvyššiu prioritu má riešenie činností naliehavých a podstatných, teda z kvadrantu I. Našou snahou by však malo byť minimalizovať počet činností v tomto kvadrante, pretože keď ich je priveľa, spôsobuje nám to stres, nervozitu, frustráciu, napätia a môže to viesť až k zdravotným problémom, ak tento stav pretrváva dlhodobo. Jedným zo spôsobov, ako sa vyhnúť alebo aspoň minimalizovať stresy z nahromadenia činností v kvadrante I, je zamerať sa – hneď po činnostiach naliehavých a podstatných, ktoré samozrejme treba riešiť – na činnosti podstatné, aj keď nie až také naliehavé. (kv. II). Máme tendenciu tento kvadrant zanedbávať, pretože nás „časovo netlačí“. Inštinktívne riešime všetko, čo je naliehavé a niekedy aj nepodstatné. Ale práve sústredenie sa na nenaliehavý, ale podstatný kvadrant II, môže v konečnom dôsledku priniesť okrem iného aj úsporu času v kvadrante I.

   Predstavte si, ako po celodennom zhone a riešení všetkých súrnych a dôležitých činností uložíte deti, upracete riady po večeri, nachystáte oblečenie na ráno, vyvesíte bielizeň a konečne si sadnete do kresla, vydýchnete a začítate sa do ženského časopisu, alebo si pozriete romantický film. Potrebujete si predsa aj oddýchnuť, vyložiť nohy na stôl a je to v poriadku. Na žiadnom zo štyroch časových kvadrantov, v rámci ktorých investujete svoj čas, nie je nič zlé, to si musíme uvedomiť. Možno vás na druhý deň čaká riešenie toľkých naliehavých a dôležitých vecí a domácich prác, že máte o dôvod viac teraz relaxovať a nič, čo vás časovo netlačí, už neriešiť. Ale možno...

 

... KU KVADRANTU II

   ... si namiesto filmu sadnete s manželom večer ku stolu a budete rozmýšľať nad stratégiou, ako nastaviť denný program deťom, aby vám mohli po škole a krúžkoch pomáhať s domácimi prácami, ktoré už zvládnu deti samotné. Možno strávite s manželom večer plánovaním spoločných aktivít (fitnes, návšteva divadla, kina, romantický víkend vo dvojici...) na budovanie vášho manželstva a vyriešite opateru k deťom. Alebo budete analyzovať možnosti, ako zlepšiť rozhádané vzťahy na pracovisku vo vašej firme a pod. Výsledkom takejto strategickej a plánovacej činnosti v kvadrante II môže byť väčšia účasť detí na pomoci v domácnosti, lepšie vzťahy s partnerom či zefektívnenie práce vo firme. Tým automaticky ušetríte čas v kvadrante I, pretože s domácimi prácami vám deti pomôžu, zlepšením vzťahov na pracovisku nebudete musieť toľko času investovať do riešenia konfliktov zamestnancov a spoločný čas s manželom pri zdieľaní sa a spoločných aktivitách zamedzí vzniku nedorozumení, ktorých riešenie by vyžadovalo ďalší naliehavý a dôležitý čas navyše. V neposlednom rade okrem úspory času v kvadrante I týmito činnosťami prispejete k napĺňaniu vašich cieľov – dobre vychovať deti, mať harmonické manželstvo, profesionálne úspechy a pod.

 

KVADRANT III

   Medzi naliehavé a nepodstatné činnosti môže patriť triedenie a kompletizovanie hračiek, keď sa už do detskej izby nedá vkročiť, natieranie obitých nôh na jedálenských stoličkách pred príchodom návštevy, presťahovanie zamestnanca od kolegu, s ktorým sa práve pohádal a odmieta s ním sedieť v jednej kancelárii, alebo už spomínaná susedka, ktorá zvoní za dverami, že upiekla koláčik a chce si s vami poklebetiť. Ani tu však nemožno jednoznačne kategorizovať, čo je činnosť nepodstatná, pretože ak susedke práve zomrela mama, alebo jej manžel mal ťažkú haváriu, môže aj rozhovor s ňou byť v tej chvíli veľmi podstatný. Vždy je to na osobnom posúdení konkrétnej situácie v danom čase, či ju vyhodnotíme ako podstatnú.

 

KVADRANT IV

   Pri nenaliehavých a nepodstatných činnostiach platí, že zatiaľ čo naliehavosť je nám jasná a je ľahko rozpoznateľná, s určením dôležitosti to také jednoznačné nie je. Je bežné, že rovnaká činnosť môže byť pre niekoho nepodstatná, pre iného veľmi dôležitá, ale sú aj činnosti, ktoré sú nepodstatné vo všeobecnosti. Napríklad časté „chatovanie“ na najrôznejších webových fórach, sťažovanie sa priateľom cez sociálnu sieť na neposlušnosť vašich detí, sledovanie počtu fajčiarskych prestávok vašich kolegov v zamestnaní, (pokiaľ vás tým šéf zrovna nepoveril), telefonovanie do rozhlasového vysielania, keď sa poslucháčov pýtajú na najkrajšie intímne chvíľky s partnerom alebo posielanie ememesiek šteniatok, ktoré práve vrhol váš pes, všetkým vašim známym. Ak však chcete šteniatka predať, činnosť sa môže zmeniť na podstatnú a dokonca – ak zajtra cestujete na dovolenku a potrebujete ich niekam umiestniť, tak aj na činnosť veľmi naliehavú.

   Vidíme teda, že nič nemožno vopred definovať ako podstatné či nepodstatné. Takisto sa nedajte pomýliť a nezaraďujte návštevu kina, divadla, fitnes-štúdia či kaderníčky automaticky medzi nenaliehavé a nepodstatné činnosti. Ak je vašou prioritou udržať si dlho zdravie a dobrú kondíciu, potom uvažovať a investovať čas do športovania je dôležité. Ja napríklad chodím rada do divadla, je to pre mňa čas aktívneho oddychu a zvyčajne aj udržovania kontaktu a vzťahov s priateľmi – dôležité! Mám však známeho, ktorý by v divadle trpel a je to pre neho strata času – nepodstatné! Ja považujem za stratu času návštevu historických expozícií v hradoch a zámkoch, nie je to pre mňa ani naliehavé a už vôbec nie podstatné. Ale viem si predstaviť, že napr. pre manželov, ktorí majú obaja radi históriu, môžu byť práve takto strávený čas vynikajúcou investíciou do upevňovania ich partnerského vzťahu. Rozhodovanie v konkrétnych situáciách súvisí s našimi hodnotami, prioritami a cieľmi.

 

STRUČNÁ REKAPITULÁCIA NA ZÁVER

1. Prioritou číslo 1. je vždy riešiť činnosti z časového kvadrantu I. – naliehavé a podstatné.

2. Prioritou číslo 2. by malo byť venovať sa podstatným činnostiam časového kvadrantu II. Tieto pomáhajú napĺňať naše životné plány, vízie a ciele. (dobre vychovať deti, mať harmonické manželstvo, dosiahnuť istú pracovnú pozíciu a pod). Nie sú naliehavé, preto vás do ničoho netlačia a musíte sa sami rozhodnúť vyhradiť si na ne čas! Investícia do nich však skrýva v sebe aj úsporu času na iných miestach (v kvadrante I), ako sme si ilustrovali v kapitole „Ku kvadrantu II“.

3. Neexistuje univerzálny model, ktorý by vám presne uviedol, ktoré činnosti sú podstatné a ktoré nepodstatné. Čiastočne vám pomôže položiť si vždy, keď si nie ste istá, otázku: Ako táto činnosť prispieva k napĺňaniu mojich životných plánov, misie, vízie, osobných cieľov? Ak nemá vplyv na nič z toho, kam smerujete vo svojom živote, môžete si ju zaradiť do kategórie nepodstatné.

4. Naliehavosť činností spravidla vieme rozoznať, pretože je daná termínom, časovým intervalom, v ktorom sa určitá činnosť má uskutočniť, takže čím je termín bližšie, tým sa činnosť stáva naliehavejšou.

5. Investovanie času do činností naliehavých bez rozlišovania, či sú podstatné alebo nie, (kvadrant I. a III.) vedie k zbytočnej vyčerpanosti, frustrácii, stresom a únikom do činností nepodstatných a nenaliehavých (kv. IV). Čím viac je človek pod časovým tlakom z činností naliehavých, tým väčšiu má tendenciu unikať a kompenzovať to činnosťami kvadrantu IV. Ak pri tom zanedbáva podstatné veci, (naliehavé aj nenaliehavé), v konečnom dôsledku to môže viesť k nezodpovednému ľahkovážnemu životu, chaosu a vážnym osobným či rodinným krízam.

6. Zameranie sa na kvadrant II. (plánovanie, vízie budúcnosti, ciele, preventívne opatrenia...) znamená pokojnejší, menej stresový a radostnejší život s jasným zameraním, prioritami a hodnotami. A naopak, ak ignorujeme činnosti kvadrantu II, ak im nebudeme venovať čas, pretože si ho nepýtajú, neskôr sa môžu zmeniť na naliehavé, ale ich riešenie môže byť oveľa náročnejšie, zdĺhavejšie a vyčerpávajúcejšie. Napr. neinvestovať čas do budovania manželstva môže viesť k problémom vo vzťahu a manželskej kríze, ktorej riešenie takmer vždy prináša so sebou stres, vyčerpanosť aj bolesť.

7. Ak si chcete začať spisovať, plánovať činnosti, ktoré vás čakajú, a priraďovať im hodnotu naliehavosti a dôležitosti, je vhodné zvoliť si dlhšie časové obdobie ako jeden deň. Väčšina rôznorodých aktivít sa realizuje a opakuje v rámci týždňa, preto vhodnejší časový interval na plánovanie je týždeň.

Gabriela Mikulčíková